GF NEVES CONSULTORIA

A Gestão Eletrônica de Documentos é a tecnologia que utiliza recursos de hardware e software para permitir o gerenciamento e o acesso à documentação da empresa, utilizando-se para isso dos processos de digitalização, armazenamento e compartilhamento.

Um dos maiores desafios de uma empresa atualmente, principalmente com a nova LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados, é manter organizados e seguros seus dados e sua documentação. O desafio é ainda maior quando se trata de Legado, ou seja, de documentação antiga, que ainda está no formato físico, muitas vezes sem nenhuma transformação digital.

Atualmente, a transformação da documentação física (em papel) em digital, possui amparo legal através das Leis 12.682/2012 e 12.865/2013, desde que se cumpram requisitos técnicos estabelecidos pelo Decreto nº 10.278/2020 (menos Instituições Financeiras) e pela Resolução Bacen 4.474/2016 e pela Circular 3.789/2016 (para Instituições Financeiras).

Um dos requisitos exigidos e comum a qualquer documentação digital é a assinatura digital dos arquivos (imagens) digitalizadas, através do uso de certificação digital.

E porque usar GED e digitalizar seus documentos?

Aumentar a segurança da documentação da organização;
Reduzir a documentação em estado físico e ocupação de espaço de armazenamento;
Padronização e controle na classificação, guarda, acesso e descarte;
Proteção ao acesso a documentação (LGPD);
Agilização na busca e acesso ao documento;
Permitir o uso de tabelas de temporalidade e exigência documental de dossiês/processos, através do uso de workflow.

A GF Neves Consultoria tem com o objetivo encontrar a melhor opção para sua organização, através de análise criteriosa do modelo atual e de documentação de Legado, buscando reduzir a necessidade de digitalização e guarda física, além de propor soluções de digitalização através de parceiros em nível nacional.

Conte conosco para solucionar os seus problemas com a documentação da sua empresa!